学校人事档案是记录教职员工个人经历、思想作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，是教学、科研、职称评定以及考核任用干部的重要依据。但是对于我们这些新组建的、拥有上千份人事档案的高职院校来说，由于原来各个学校主管部门不同，对人事档案管理要求也不尽相同，再加上原来的人事档案管理手段落后，这些问题不利于人才的挖掘和培养，降低了人力资源管理的效率，有许多问题亟待解决。
现行高职院校档案管理中存在的问题
1、管理思想落后，服务质量不高
组建前，在人事档案管理中普遍存在着重视不够的问题，把档案管理工作看成只是保存资料，没有开发利用的价值，不能把档案工作摆到应有的位置。档案管理人员变动频繁，甚至没有专职管理人员，有的学校甚至是每学期抽调富余人员兼管档案，这就造成了档案管理队伍不够稳定，从事档案管理工作的人员多数都是边干边学，专业对口的少。档案管理制度不健全，思想观念陈旧，跟不上学校发展对档案管理工作的要求。特别是投入严重不足，造成设施落后，管理手段单一，导致档案工作长期处于被动应付，服务质量不能得到有效的提高。
2、档案收集不完整，归档不及时、移交不流畅
人事档案的形成历史漫长，涉及面宽、来源广泛。由于传统原因，人事档案管理处于一种封闭状态，领导及有关人员对人事档案的重要性认识不足，忽视了对人事档案的收集和归档工作的指导，从而使得新到的人事档案材料往往残缺不全，达不到收集标准，或者对已存档案不能够及时完善，一些应该收集的人事档案材料没有做到及时归档。同时，档案移交手续过于复杂,一份档案从进入学校开始，一般要几易其手才能到达它最后的归属地——人事档案室，在这个流动的过程中，容易出现遗失或者其它问题，不利于人事档案的有效管理与利用。
3、档案内容不够规范化、科学化
有些中专学校原来对人事档案审核不严格、不严密，把姓名相同的两个人的材料混淆，错误归类。有些出现伪造的人事档案材料，如，有的人年龄越填越小，参加工作的时间越填越早，学历越填越高。有的组织考核、考察、评鉴材料不规范、不严格，只有优点没有缺点，不能真实地反映教职员工本人的实际情况，很难据此准确地评价一个人。还有些档案材料或有破损、或是纸质很差、或是圆珠笔书写，字迹模糊或是书写顶格顶边等填写格式不规范，这给计算工龄、调资、定职等工作带来很多麻烦。这些人事档案管理thldl.org.cn问题使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。学校教师中高学历、高层次的人才很多，但现今的人事档案材料中，却存在着凭证材料居多、科研材料偏少的情况。因此，在他们的档案信息中，应该要多增加一些与其学术范围及研究成果有关的内容。
4、管理手段仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂
以前各个中专学校的人事档案管理都归校办公室负责，或由文书档案人员兼管。档案大都以纸质档案为主，专业管理队伍人员较少，力量薄弱，疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订，没有时间和精力进行档案材料的编研和电脑输入，不能建立完备详实的人才库。对人员信息的采用，只能靠记忆和印象，现在人事档案管理面临的问题是高校、科研单位之间信息的交流沟通更无从谈起，科研队伍不能在更大范围内进行优化组合。
5、“人档分离”现象越来越多
现代社会，人才流动加剧，这与传统的人才观念和人事管理模式形成矛盾，加之一些不合理、不规范的流动，造成人才流动与档案转递不同步，造成“人档分离”。有些教师档案无法及时转过来，有些教师已经流动，档案仍在学校人事部门，这给人事档案管理提出了新的难题。
总之，新组建的高等职业学校在人事档案管理方面面临着一系列的问题，人事档案部门只有积极开拓思路、锐意进取,进行改革、探索创新，才能使高校人事档案管理工作跟上时代步伐，才能在干部人事任用考核方面充分发挥人事档案的价值，才能更好的为学院人事制度改革与建设服务。
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