机关单位档案管理办法及各类制度简介

　　在各级机关的日常工作中，机关单位档案管理是一件非常复杂的事情，在其中，我们要遵循一些规则和制度，这样才能理清头绪，做到查阅时有章可循，提高效率。这样才能更好的对机关单位进行管理。

　　档案管理制度

　　1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

　　2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

　　3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

　　4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

　　5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

　　档案统计制度

　　1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

　　2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

　　3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

　　4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

　　5、有专人负责档案统计工作，按要求填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。

　　档案安全保密制度

　　1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

　　2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

　　3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

　　4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

　　文书档案归档文件整理制度

　　为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

　　1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

　　2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

　　3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

　　4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

　　5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。

　　6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

　　7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

　　8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

　　以上几点就是对机关单位档案管理制度的分别简介，只有学习并熟知这些制度，机关单位的档案管理人员才能更有效率的完成自己的工作。