档案管理——企业设备档案的收集工作

设备档案是指在设备管理的全过程中形成，并经整理应归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件与资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作归档建立的设备档案，具体说来，包括从项目立项阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、后期维护保养阶段各个过程中形成的具有保存价值的各种载体的资料。确保企业设备档案的完整性、系统性、安全行、高效性，对企业有重大的意义。而做好设备档案的收集工作又是其中的重中之重。 

1.档案收集阶段存在的问题 
　　
1.1 签订技术合同时未将设备验收文件交付具体化 
　　
就一般而言，企业引进设备签订合同都是由公司商务部门及技术部门联合参与，其合同一般为统一模板，仅仅笼统的提及需要提交竣工资料，但并未对及需要交付的文件具体化。这使得后期档案部门在接收设备验收文件时没有依据，对设备厂家没有约束力，只能是设备厂家提供什么就被动的接收什么，容易造成设备档案收集不全，给后期工作带来不便。 
　　
1.2 设备开箱过程开箱文件遗失 
　　
设备开箱过程没有档案人员参与，参与开箱的技术人员档案意识不强，开箱验收过程中只交接设备而忽略了对其过程中产生的文件资料的收集工作，比如一些设备阀门、压力仪表、控制部件的合格证、检测报告，开箱箱单等等，这些文件的缺失造成了档案资料无法系统整理，影响后期查考利用。 
　　
1.3 设备归档资料不能溯源 
　　
档案人员后期整理设备档案过程中，常常会发现有些文件首尾不一致的现象。例如在整理会议纪要时，可能会发现其中提及某个时间段某个设备进行过调研，或者专家会审，而却没有这些相关的调研资料及专家会审资料。这是由于某些会议未及时撰写会议纪要，专家评审时未及时形成文件资料记录等。档案的原始记录性导致了这些现场最一手的资料缺失了就是缺失了，没有办法去弥补，这也导致了后期如果出现设备问题无法追本溯源。 
　　
1.4 设备竣工验收文件 
　　
设备在前期项目阶段形成的技术规格书、技术协议等文件的设备型号、设备名称、技术参数等严格按照合同签订时执行，然而实际到货的设备仪器，一些厂家是按照其公司简称、设备出厂编号、中英文缩写，或按照产品特点、相关行业标准等来编制设备名称，这就导致设备实物上的铭牌、出厂合格证与签订合同时的型号、名称不一致。 

2.改进措施 
　　
造成上述问题的根本原因就在于项目实施前期对档案管理工作不够重视，管理不够到位，根据自身工作经验，我觉得需要做到以下几点： 
　　
2.1 项目前期签订合同时要规范 
　　
引进项目在签订合同阶段，设备采购部门应该会同档案管理人员在设备技术协议或招标文件中明确项目竣工时需要移交的设备资料清单。合同是具有法律效益、双方认可的文件，具有强制性特征，设备供应商必须依照合同中所明确的设备资料清单向档案部门移交，这就给了档案管理人员法律依据，如果在清点资料过程中发现缺件、错件现象，可根据合同中约定要求设备供应商补齐或者更换，如果供应商拒不配合执行，可按供应商违约要求赔偿。 
　　
2.2 项目管理过程要做到“三纳入、四同步” 
　　
“三纳入”就是将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。
　　
“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会。
　　
“四同步”是指下达计划任务与提出科研文件材料要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
　　
从前期立项阶段，档案人员应参与项目相关各种重要会议，以确保可以把握项目进度。设备开箱过程中，相关部门兼职档案员要对照技术合同和装箱单逐项核对，确保收集完整齐全。 
　　
2.3 档案收集工作要边形成边收集 
　　
传统的项目管理过程都是根据项目的实施进度，在某个项目节点完成后，由项目实施人员向档案室归档，档案工作人员在接收后进行整理归档，在整理过程中如果发现有缺件少件，再联系项目实施人员补充。但由于文件具有时效性，设备的开箱验收文件、设备的设计联络会议纪要、一些现场测试记录等等现场最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丢失损毁了也没法后補，后补的就与档案的真实性相悖，这就导致了设备档案收集缺失而无法形成闭环。所以项目管理资料最好是边形成边收集，在设备的设计联络会议后保存好纸版的会议纪要，修改前后的文件也要一并收集归档，以保证文件收集的完整准确，设备的测试记录等在形成之后立即收集保存。此外，项目实施人员可以在移交归档文件之前，先通过电子报送提交给档案工作人员审查，由档案员先行审查电子文件，根据档案员审查意见修改补充完整后再将纸板文件一并移交。 
　　
2.4 档案管理工作要与项目实施进度同步 
　　
在项目实施前期阶段，就要确定好档案管理部门和项目实施部门的分工、文件资料归档范围以及文件资料归档的时间节点，档案员与各部门对接的兼职档案员要及时沟通交流，充分了解项目进展情况，把握好项目进度，根据项目实际进展情况及时划定移交归档节点，做好档案竣工验收工作。 
　　
要做好设备档案管理工作，最重要的是要提高档案工作人员与各部门兼职档案员的业务管理水平。档案行政管理部门可以定期组织档案业务培训和业务交流，提高档案工作人员专业水平；此外，还可以举办档案展览等，做好档案宣传工作，以增强企业职工的档案意识。 

3.结束语 

做好企业设备档案的收集工作，需要在设备的前期项目管理阶段就做好把控，贯穿于设备项目管理的全过程。提高设备项目档案的完整性、准确性和系统性，需要档案管理部门与项目建设部门携手共进，以兼职档案员为桥梁，从实际出发，在实践中总结经验，不断摸索创新，探索优化收集档案的方法，使项目档案管理程序更为规范，为企业积累下宝贵的设备档案资料。