总裁日记：会议管理

　　开会是总裁的一项工作。因为会议管理涉及到作决策、解决问题、分析情况制定对策、分配任务与布置工作、进行战略战术的制定。这些都是总裁的日常工作。有些日常工作不开会是解决不了问题的。开会就要进行会议管理，因此会议管理是总裁的一项领导技能。

　　进行会议管理是有其科学性、艺术性的，还有其根本原则。原则是规矩与制度的核心思想与重要意义的体现。无规矩不成方圆。现在叙述一下会议管理的四大原则。

　　第一大原则是进行会议管理要尽量少开会、不开会。少开会的意思是因为会议需要成本，会议成本包括时间成本、人工成本、资料成本、资源成本、场地成本、设施设备成本等，少开会能节约会议成本。总裁的工作不是专门开会，而是思考企业的生存与发展，而是落实董事会的各种决议精神。很多问题不是开会就能解决的。管理企业的关键就是务实、执行。务实的意思就是想到就去做，而不是在会议上夸夸其谈。

　　不开会的意思是没有效率、效果、效益的会不要开，没有执行人、没有执行任务、没有意义的会不要开；浪费时间、浪费成本、浪费资源的会议不要开；不能解决实际问题、不能提供解决方案、不能形成决策意见的会不要开。

　　第二大原则是进行会议管理要尽量开短会、开小会。开短会的意思是会议时间控制在二个小时之内。因为人在二个小时之内的精神状态比较好，精力充沛。同时，要求发言人长话短说。人如果长时间地开会，会产生疲劳感，注意力不能集中，会议效果很差。有种方法可以让参会者自然而然开短会，那就是站着开会。因为站着开会，如果会议时间很长，参会的人员会腿麻腿痛，这时大家都不愿意开会了。开短会要求发言简洁、直奔主题，控制会议时间。开小会的意思是不开大规模会议，只开参会人员少的会议。开大会有两种情况：一种情况是表彰大会，这是要求全体员工都要参会的大会。表彰大会主要是表彰对企业有卓越贡献与优秀成绩的员工，通过表彰大会的奖励形式，可以让更多的员工对企业忠诚与作出贡献。另一种情况是开年度大会，这是对一年来的工作进行总结。除了表彰大会与年度大会以外，其他会议的规模要小，开小会的目的也是为了节省会议成本。

　　第三大原则进行会议管理，要让员工们多说，总裁要少说，主要做总结。真正接触到企业各项工作实际情况的是下属、基层管理者与员工，他们往往有符合实际的真知灼见与解决方案。总裁开会时少说、多倾听，目的是让这些下属、基层管理者与员工们多说，总裁就可以从善如流，综合与利用他们的想法与方法，然后从全局观出发，提出新的见解或者采纳他人的合理化建议。总裁作总结，会让人觉得这领导很有能力、很有水平。

　　第四大原则是安排会议时间、安排参会人员科学合理。会议时间要安排在上午是比较合适的。因为上午时间，人的体力与精力处于较佳水平，所以，开会的效果最好。再加上上午开完会后，参会人员可以一起吃个中饭，交流与沟通，加深感情、增进友谊。“伙”字发明的内涵，意思是大家在一起烤火取暖与吃饭，表示大家是亲密的、相互依赖、相互支持与相互合作的伙伴关系。国家元首之间为了加强关系，也是因为懂得会议管理thldl.com，通过国宴与家宴的形式，宴请对方，形成一种亲密无间的伙伴关系的。工作关系以午宴较好，私人关系以晚宴较好。每周会议，会议时间安排在星期一最佳，因为人们经过周末休息，体力与精力得到了恢复，身体状态与精神状态较好，因此星期一较适宜开会。对于参会人员的选择上，必须参会的人，一定要参会；可参会可不参会的人，没必要参会。总裁对会议安排时间、参会人员选择、会议场所安排、经费开支等方面要把好审核与审批关。

　　会议的主持人应该是常务副总裁、或其他副总裁，因为总裁要作总结发言，所以不适宜做主持人。总裁开会时，要提要求让所有参会人员把手机上交或者关掉，不允许参会人员在开会的时候接听电话。开会时就专心开会，打手机时就专心打手机，在开会的时间打手机与接听电话是最干扰会议的，有时还会让会议无法正常进行。会议场所要选择在安静、无干扰、无噪声的环境。